মাথায় রাখব না, লিখে রাখব: কাজের তালিকা কি ক্রিয়েটিভিটির বন্ধু?

ধরুন, আমরা একটা স্টার্টআপ চালাচ্ছি। সকালে মনে পড়ল, একজন কাস্টমারকে ফোন করতে হবে। তারপর মনে হলো, টিমের একটা সিদ্ধান্ত বাকি আছে। এর মধ্যে নতুন প্রোডাক্টের আইডিয়া নিয়ে ভাবতে গিয়ে মনে পড়ল, গত সপ্তাহের একটা কাজ শেষ করা হয়নি। দিন শেষে দেখা গেল, মাথায় অনেক কিছু ঘুরেছে, কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো এগোয়নি।

সমস্যাটা সব সময় কাজের পরিমাণে নয়। অনেক সময় সমস্যা হলো, সবকিছু মাথার ভেতর ধরে রাখার চেষ্টা।

মাথাকে কাজের তালিকা বানিয়ে না ফেলি।

আমরা অনেক সময় মনে মনে সব কাজ মনে রাখার চেষ্টা করি। কোন কাজটা বাকি, কাকে ফোন করতে হবে, কোন সিদ্ধান্তটা নিতে হবে, কী নিয়ে দুশ্চিন্তা হচ্ছে, সবকিছু মাথার ভেতর ঘুরতে থাকে। ফলে নতুন কিছু ভাবতে বসলেও পুরোনো কাজগুলো মনে পড়ে। স্টার্টআপ ফাউন্ডারের জন্য বিষয়টা আরও পরিচিত। কাস্টমার, টিম, ফান্ডিং, মার্কেটিং, প্রোডাক্ট, সবকিছু সামলাতে গিয়ে মাথাই যেন একটা তালিকা হয়ে যায়। কিন্তু মাথার কাজ শুধু তথ্য মনে রাখা নয়, নতুনভাবে চিন্তা করাও।

অসমাপ্ত কাজ লিখে রাখলেই দায়িত্ব শেষ হয় না, পরের পদক্ষেপও ঠিক করতে হয়।

ধরুন, আমরা লিখলাম, “কাস্টমারদের সঙ্গে কথা বলতে হবে।” কিন্তু কাদের সঙ্গে কথা বলব, কী জানতে চাইব, কখন যোগাযোগ করব, তা ঠিক করলাম না। তাহলে কাজটা তালিকায় থাকলেও অস্পষ্টই থেকে গেল। এর বদলে লিখতে পারি, “আগামীকাল তিনজন পুরোনো কাস্টমারকে ফোন করে তাদের প্রধান সমস্যাগুলো জানব।” অর্থাৎ, অসমাপ্ত প্রতিটি কাজের জন্য পরবর্তী নির্দিষ্ট পদক্ষেপ ঠিক করে রাখা দরকার। এতে কাজটা শুধু মনে রাখার বিষয় থাকে না, বাস্তবে এগিয়ে নেওয়াও সহজ হয়।

আজকের কাজ আর ভবিষ্যতের পরিকল্পনা আলাদা রাখি।

সব কাজ একসঙ্গে লিখলে তালিকাটাই একসময় চাপের কারণ হয়ে দাঁড়াতে পারে। তাই দুটি তালিকা রাখা যায়। প্রথমটি আজকের বা স্বল্পমেয়াদি কাজের জন্য। যেমন, টিম মিটিং, কাস্টমার কল, প্রস্তাবনা পাঠানো। দ্বিতীয়টি দীর্ঘমেয়াদি কাজ ও প্রজেক্টের জন্য। যেমন, নতুন মার্কেটে প্রবেশ, নতুন প্রোডাক্ট তৈরি কিংবা বিনিয়োগের জন্য প্রস্তুতি নেওয়া। কোন কাজ আজই করতে হবে আর কোনটি পরে পরিকল্পনা করে করা যাবে, এই পার্থক্য বুঝতে পারলে কাজের অগ্রাধিকার ঠিক করা সহজ হয়।

তালিকা কোথায় লিখছি, তার চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো নিয়মিত লিখছি কি না।

কেউ খাতায় লিখতে স্বাচ্ছন্দ্যবোধ করি, কেউ স্প্রেডশিটে, কেউ ফোনের অ্যাপে। আবার কারও দেয়ালের হোয়াইটবোর্ড ভালো লাগে। কোন পদ্ধতি সবচেয়ে ভালো, তার নির্দিষ্ট উত্তর নেই। যে পদ্ধতিতে আমরা সহজে কাজ লিখতে, খুঁজে পেতে এবং আপডেট করতে পারি, সেটাই কার্যকর। তবে তালিকা তৈরি করেই রেখে দিলে হবে না। নিয়মিত দেখে নিতে হবে কোন কাজ শেষ হয়েছে, কোনটির পরবর্তী পদক্ষেপ কী এবং কোন কাজের আর প্রয়োজন নেই।

আজ আমরা দশ মিনিট সময় নিয়ে মাথায় ঘুরতে থাকা সব কাজ, অসমাপ্ত বিষয়, প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত এবং দুশ্চিন্তার তালিকা তৈরি করি। এরপর প্রতিটি অসমাপ্ত কাজের পরবর্তী পদক্ষেপ লিখি। সবশেষে ঠিক করি, কোন তিনটি কাজ আজ সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। সবকিছু মনে রাখার দায়িত্ব মাথার ওপর না দিয়ে একটি কার্যকর তালিকার ওপর ছেড়ে দিই।